BT Yazılım Projeleri Neden Başarısız Olur? Başarı İçin Nelere Dikkat Edilmelidir?

Posted by | Mayıs 14, 2010 | Serbest Kürsü | No Comments

Bilişim sektöründe en sık karşılaşılan sorunlardan biri, BT projeleirnin zamanında ve bütçe dahilinde bitirilememesidir. Gerçekte pek çok proje daha bitmeden iptal edilmektedir.Peki projeleri başarılı şekilde tamamlamak için nelere dikkat etdilmelidir. Bu soruların cevabını örnek projeleri inceleyerek araştıralım.

Özellikle başarısız olan projelerin halka açık şirketlerin veya devlet kurumlarının projeleri olması durumunda,  proje ile ilgili birçok bilgi kayıt altında olduğundan bu başarsızlıkların sebeplerini analiz etmek çok da zor değildir.BT projelerinin başarısız olmasının en çok rastlanan sebeplerinden biri proje yönetimi (daha doğrusu projenin iyi yönetilmemesi) dir.İncelemenin sonunda ortaya çıkan dikkat edilmesi gereken noktalar bu yazının sonunda listelenmiştir.Giriş
Günümüzdeki iş ortamlarının iletişim ve üretim yapısının oluşmasına olanak sağlayan en önemli unsur bilişim teknolojilerindeki gelişmedir. Bu teknolojiler ile yapılması mümkün olan şeyler düşünüldükçe, bu olanakları gerçek hayata uyguma aşamasında görülen başarının sınırlı kalması oldukça üzücü.

Günümüzde birçok firma BT projelerini hataya geçirirken zorlanmakatardır. Konuyu daha yakından incelemek için  Amerikan firmalarında yapılmış 300.000 BT projesinin durumunu inceleyen aşağıdaki araştırma sonuçlarına bir göz atalım.

1: Proje Sonuçları

Projelerin son durumuna göre 3 ana grup altında inceleyeceğiz

* Başarılı : Zamanında, bütçe dahilinde ve tasarlanan tüm özellik ve fonsiyonları çalışan projelerç
* Başarısız : Projenin bitirlmesinden önce iptal edilen veya hiçbir zaman uygulamaya geçemeden durdurulan projeler.
* Sorunlu : Biten ve çalılan ancak belirlenen zamanda tamamlanmamış,belirlenen bütçeyi aşmış veya önceden tasarlanan özellik ve fonsiyonların sadece bir kısmına sahip şekilde tamamlanabilmiş projeler.

Araştırmaya göre büyük projelerin başarısız olma ihtimali -karmaşıl yapılarından dolayı- ufak projelere göre çok daha fazla.

Geçmiş yıllara göre başarı proje başarı oranlarının armasına karşın halen önemli miktarda BT projeleri başarısızlıkla sonuçlanmakta. Tabi buradaki en önemli soru ise “Neden?”.

2. Örnek Başarısız BT Projesi :

Amerikan Federal Araştırma Bürosunun (FBI) Sanal Dosyalama Projesi. Proje belirlenen zaman ve bütçe dahilinde bitirilemedi, ve en baştan tasarlanan özelliklere sahip değildi.

* 5 yıllık yazılım geliştirme süresi
* 170 milyon dolarlık kaynak

proje sonunda boşa harcanmış oldu.

Sanal Dosyalama Projesi, Science Application International  adlı firma tarafından üstlenmiş, Federal Araştırma Bürosunun eski ve yeni veri depolama sistemlerini entegre edecek, dosya destek işlemlerini otomatik hale getirecek ve hedef olarak eski sistemlerin yerini alacak gelişmiş bir veri depolama sistemi olarak tasarlanmıştı.

Projenin için belirlenen zamanın sonunda sistemin özellikle yedekleme ve acil durum alanlarında yeterli olmadığı, ve eski sistem ile öngörülen entegrasyonu sağlamadığı anlaşıldığında artık herşey için çok geç olmuştu.

Yüklenici firma projenin ilk aşamasını belirtilen zamandan daha önce ve bütçe dahilinde teslim ettiğini, ancak sistem için belirtilen  özellik ve fonsiyonların birçok defa sonradan değiştirildiğini belirtti. Daha sonra yapılan incelemede, Federal Araştırma Bürosunun proje başlangıcından 2 yıl sonra dahi hala projenin sahip olması gereken özellik ve fonksiyonları tam olarak tanımlama işini bitiremediği anlaşıldı. İncelemenin bir başka sonucu ise önceden belirtilen bazı özelliklerin proje tasarlanırken hiç dikkate alınmadığıydı.

Söz konusu proje, BT projelerinin karşılaştığı zorlukları genel olarak anlatmaya yetiyor. İlgiçtir ki, teknoloji projlerinin çoğunu başarısızlığa götüren sebepler teknolojinin çok karmaşık veya zor olmasına bağlı olmayıp, direkt olarak projede çalışan insanların davranışlarına bağlıdır.

3. BT Projeleri Neden Başarısız Olur?

Proje ile ilgili herkes projenin tümden başarısız olmasına sebep olabilir. ( Lider kadro, proje takımı, proje sahibi müşteri, son kullanıcılar ve diğerleri) Ancak projelerin başarısız olmasına yol açan en genel etken proje yöneticisi ve projenin nasıl yönetildiğidir.

Ancak BT projelerinin başarısız olmasına yol açan başlıca unsurlar şunlardır:

* Planlamanın yetersiz olması veya hiç yapılmaması
* Hedef ve özelliklerin açıkça tanımlanmaması, belirsiz olması
* Hedef ve özelliklerin proje sırasında sürekli değişmesi
* Gerçekçi olmayan aşırı iyimser zaman ve kaynak tahminleri
* Yönetim desteğinini olmaması ve son kullanıcının süreç dışında bırakılması
* Takım olarak hareket edememek ve kötü iletişim
* Proje üyelerinin gereken yeteneklere sahip olmaması

3.1 Başarısız veya Eksik Planlama

Çoğu zaman BT yöneticileri çeşitli sebeplerden dolayı proje planlaması için gereken zamanı ayıramazlar. Ve çoğu zaman projenın tanımı ve hedefleri ve sahip olması gereken özellikler tam olarak belirlenmeden projenin yapılmasına başlanmıştır bile. Genellikle insanlar planlama için harcanacak süreyi zaman kaybı olarak görürler ve bu sürede işin kendisini yapmayı tercih ederler. Ancak bu noktada şu söz planlamanın önemini göstermektedir: “Planlamada başarısız olmak, başarısız olmayı planlamaktır.”

Günümüzde BT projelerinin neredeyse tamamı bir plana sahip olsa da, bu tek başına yeterli değildir. FBI ın sanal dosya uygulamasının başarısız olmasının en büyük sebebi başarısız planlamaya bağlıdır. Ancak bununla birlikte programın sadece çok ufak bir kısmı testlerden geçirilmiş, ve kontrol edilmişti. BT projeleri başlangıçtan bitişe kadar bir bütün halindedir. Proje dahilindeki birçok kısım ancak diğer kısımların tamamen bitirlmesi ile başlayabilir. Yoksa uygulamanın diğer bileşenleri de zincirleme olarak sorunlu olacaktır.

Aynı zamanda tüm BT projelerinde bir miktar risk unsuru vardır. Proje planlanırken bu risklerin de analiz edilerek dikkate alınması, aksi gidebilecek noktalar için ekstra zaman ve bütçe ayrılması gerekir. Özellikle zaman veya bütçe açısından hasas olan projelerde riskleri dikkate almamak direkt olarak projeleri başararısız olmasına yol açabilir.

3.2 Belirsiz Hedef ve Özellikler

Kimi zaman bir projenin hedef ve özellikleri sırf gereksinimlerin belirlenmesindeki başarısızlıktan kaynaklanır. Örneğin bir projenin amacını “verilerın toplanması ve analizini kolaylaştırmak” olarak belirtebilirsiniz, ancak tasarlanan projenin “kolaylaştırma” hedefine nasıl ulaşacağını tam olarak belirtmeniz gereklidir. Aksi taktirde “kolaylaştırma” kavramı kişiden kişiye görecelidir. Bu aşamada taslak ekran görüntüleri ve akış diagramları hedef ve özellikleri somut hale getirmekte oldukça faydalıdır.

Aynı durum CRM uygulaması hazırlayan bir kurum için de geçerlidir, amaç “müşteri ilişkilerini geliştirmek ve daha verimli hale getirmek” olarak tanımlansa da, amaçları açıkca belirten örnek ekranlar, diagramlar vb somut tanımlar yapılmadığı sürece projenin zaman ve maliyet açısından gereksinimlerini belirlemek mümkün değildir.

Diğer taraftan bir projenin hedef ve özelliklerinin belirsiz olması proje sahiplerinden de kaynaklanabilir. Proje sahiplerlinin gereli istek ve beklentilerini açıkça belirtecek tecrübeye sahip değillerse, doğal olarak proje tanımını yapmak da zorlaşacaktır.

BT alanında çalışanların birçoğu proje hedeflerinin belirsiz olmasını, bir projenin gereksiz şekilde fazla hedefe sahip olmasına bağlarlar. Proje hedeflerini -en azından kritik olan ana hedefleri- belli bir sayıda sınırlayarak sürekli proje üyelerinin aklında tutmak projenin başarılı olması yönünde katkı sağlayacaktır.

3.3 Sürekli Değişen / Kaçan Hedefler

Birçok proje yöneticisi, çalıştıkları projelerin sürekli büyüdüğünü belirtirler. Projeleri kapsam ve özellik yönünden sürekli değişmesi ise doğal olarak belirlenen hedeflere ulaşılmasını imkansız kılar.

Değişen Hedef : Projenin genel amaçları ve müşteri beklentisinde olan değişmelerdir.

Değişen Özelik : Ufak değişikliklerin projeyi etkilemeyeceğini düşünerek, kontrolsüz olarak ufak değişiklik ve özellikleri eklemek de son derece tehlikelidir. Bir bölümde yapılan ufak değişiklik başka bir kısımda tahmin edilmemiş büyük değişikliklerin yapılmasını gerekli kılabilir.

Proje yöneticilerin de sürekli projenin ana hedef ve gereksinimlerini akılda tutarak projeyi yönlendirmesi gereklidir. Eğer yönetici projeyi tam olarak anlamıyorsa doğal olarak o projenin başarılı olması beklenemez.

3.4 Gerçekçi Olmayan Zaman ve Maliyet Tahminleri

Proje için gerekli olan zaman ve kaynak (iş gücü) tahminlerindeki hatalar projelerin başarısını ciddi şekilde etkileyebilmektedir.
Görev listesinin hazırlanmasın ve zaman tahmini sırasında en sık yapılan hata görev süresinin ve bitiş tarihinin karıştırılmasıdır. Görev süresi işin tamamlanması için aksamalar, problemler ve diğer gecikmeye sebep olabilecek riskler olmadan gerekli olan süredir. Bitiş tarihi ise işin kendisinin alacağı zaman dışında, bu saydığımız etkenler yüzünden geçen zamanın da toplamıdır. Örneğin normalde 1 haftada yapılabilecek bir iş, çeşitli aksamalar ve gecikmeler sonrasında bitiş süresi kolaylıkla 2 veya 3 haftaya çıkabilir.

Proje zaman planını çıkarırken bu tür duraklamalamaları dikkate almamak en çok yapılan yanlışlardandır.

Diğer bir genel hata ise proje zamanını çıkarırken herşeyin doğru orantılı olduğunu varsaymaktır. Örneğin çiftiğinizdeki inek sayısını ikiye katlayarak, süt üretiminizi de ikiye katlayabilirsiniz. BT projeleri bu vasayımın tamamen dışındadır.  10 kişi ile 10 hafta süren bir projeyi 20 kişi ile 5 haftada yapmanız mümkün değildir. Hatta çoğu zaman projede görevlendirilen kişi sayısının gerekenden fazla olması projeyi olumsuz olarak etkileyerek gereken zamanı arttıracaktır.

3.5 Yönetim Desteğinini Olmaması

Proje yöneticisi aynı zamanda firmanın iş ve teknoloji alanlarında çalışan grupların iletişim aracıdır. Firma yöneticilerinin desteği olmadığında firmanın iş ve BT projelerinin aynı doğrultuda buluşması oldukça zorlaşır. Aynı zamanda BT projelerinin çoğu firma içi kullanıcıların günlük iş hayatlarında değişikliğe sebep olacağından projenin kullanıcılar tarafından adaptasyonunu sağlamakta firma yöneticilerine önemli görevler düşer. Yönetim desteği ve kullanıcıların katkısı oladan hazırlanan projenin tamamlansa bile başarılı olması mümkün değildir. Çünkü projenin başarısı kullanıcıların onu ne kadar etkin kullandığına bağlıdır. Kullanıcıların projeye gerek tasarım-planlama gerekse biten projenin kullanımında olsun gerekli olan zamanı ve emeği ayırmaları ancak yöneticilerin etkin destek ve yönlendirmesi ile gerçekleşebilir.

3.6 Takım Olarak Hareket Edememek ve Kötü İletişim

Projeler bazen de iletişim eksikliği sebebi ile başarısız olurlar. Firma veya proje çalışanlarının sürekli değişmesi, veya mevcut çalışanların birbirleri ile iletişim kurmamaları en genel problemlerdendir.

BT projelerinin önemli miktarda analiz ve planlama gerektirdiğinde proje takımı çok yoğun çalışmasına karşın yöneticiler bir ilerleme göremez. Bazı BT yöneticileri de bir yenilik veya ilerleme görünmeyeceğinden üst yönetim ile sık iletişim kurmaktan kaçınabilirler. Ayrıca birçok projede projenin tamamını anlayan ve görebilen tek bir kişi yoktur. Bu sebeplerden dolayı proje çalışanlarının takım halinde çalışarak diğer ilgililerle iletişimi açık tutmaları proje başarısı açısından son derece önemlidir.

3.7 Yeteneklere Eksikliği – Uygun Olmayan Yetenekler

Değişen koşullar ve sürekli yenilenen teknoloji bir proje için gereken kişilerin hangi yeteneklere sahip olmaları gerektiğini belirlemeyi zorlaştırabilir.

Birçok BT projesi farklı yeteneklere sahip insanların katılımını gerektirmektedir. Ayrıca proje takımının konu hakkındaki mevcut bilileri yeterli derinlikte olmayabilir ve gerekli insanları firma dışından bulmak mümkün olmayabilir.

Proje büyüdükçe , çalışanların planlama, organizasyon ve iletişim yeteneklerinin önemi de artmaktadır. Kimi zaman tecrübeli programcı ve mühendisler bu saydığımız yeteneklere sahip olmayabilirler.

Sonuç
Proje yöneticileri muhtemel başarısızlık riskini düşürmek için aşağıdaki noktalara dikkat etmelidirler.

* Proje yönetim yazılımı kullanarak proje planı oluşturmalı ve bu planı proje takımına etkin bir şekilde iletmelidirler.
* Kritik özellikteki görev ve risklere dikkat ederek kaynak ve zaman tahmininde ekstra pay ayırmak.
* Proje hedef ve özelliklerini açıkça belirlemek.
* Önceden belirlenen hedef ve özelliklerde değişiklik yaparken bu değişkliğin projeyi nasıl etkileyeceğini iyi hesaplamak.
* Proje zamanını çıkarırken gereken zaman yerine toplam süre / bitiş zamanı kullanarak proje bitiş tarihinin doğru belirlemek.
* Zaman ve kaynak tahmini yaparken doğrusal varsayımlarda bulunmaktan kaçınmak.
* Üst yönetimin doğrudan desteğini alarak kullanıcıları da tasarım ve planlama sürecine dahil etmek.
* Projenin durumu ve gelişmeler hakkında -somut bir yenilik olmasa da- ilgilileri haberdar tutmak.
* Proje çalışanlarının gereken planlama, iletişim ve teknolojik yeteneklere sahil olduklarından emin olmak.

Yukarıda saydığımız noktalar, dikkat edildiği taktirde projelerin zamanında ve başarılı şekilde tamamlanmalarına ciddi şekilde yardım edecektir.

kaynak:www.isyazilim.com

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked.