Bir İş Zekası Projesinin Hikayesi

İş zekası Projesine karar verirken dikkat etmeniz gerekenler ve projeyi uygularken kaçınmanız gerekenleri sizlerle paylaşmak istedim.

Projenizin hedefleri olsun

– Gelirlerinin, Finansal bilgilerin daha iyi anlaşılıp artırılabilmesi.

– Maliyetlerinin daha iyi anlaşılıp azaltılabilmesi.

– Müşteriler, çalışanlar, departmanlar gibi unsurların özellikleri bazında performans açısından incelenebilmesi sonucu, müşteri ödül programlarının, çalışan ödül programlarının ve departmanlar arası kaynak paylaşımının daha iyi yönetilebilmesi.

– Stratejik, taktik ve operasyonel seviyede aldığı kararların bilgisiz fikirlerden çok bilgi temelli fikirlere dayanmasını sağlamak.

– Bilgi şeffaflığını artırmak.

– Performans ölçümlerinin daha sağlıklı olmasını sağlamak ve sorunlar konusunda sahiplenme sorunlarını iyileştirmek.

– Soruna neden olan konuların erken fark edilmesini sağlamak.

– Olası kar modellerinin erken ve daha iyi anlaşılmasını sağlamak, böylelikle fırsat süreci kapanmadan faydayı çoklamak.

– Konsol ve karne gibi izleme sistemleri ile işi doğru izlemek ve işin izlendiği bilincini tüm şirkette oturtmak.

– Finansal başarıyı sağlayan müşteri, üretim ve insan kaynakları kriterlerini belirleyerek finansal sonuçlar gibi ardıl ölçütlerin yanısıra bu tür öncül ölçütleri de denetim altında tutabilmek.

İş Zekası Projelerinde Yaşanabilecek Sorunlar

– Kullanıcıların güvenini kazanamamak. Haklı ya da haksız olarak iş zekası sisteminin yanlış sonuçlar verdiği düşüncesi yayılırsa proje ölü doğmuş olabilir.

– Kullanıcıların alışkanlıklarını değiştirememek. Kullandıkları sitemler olan alışkanlıklar ve yeniye duyan güvensizlik kullanıcıları bazen konservatif yaklaşımlara itebilir , bu yaklaşım yeni sistemin getirilerinden sağlanabilecek maksimum  faydalayı azaltır. Kullanılmayan bir İş Zekası sistemi projenin başarısız olması,

– Projenin çok uzun süreli ve çok kapsamlı olarak ele alınması, sürümlü yaklaşıma gidilmemesi  bir türlü bitmeyen ve insanların ilgisinin azaldığı bir proje olması,

– BI Projelerinin, temizlenmiş özet verilerden çalışması ile, OLTP sistemlerde oluşabilecek tüm veri hatalarının ortaya çıkmasını sağlaması  firma içinde iş süreçlerindeki aksaklıkları ortaya çıkarabileceğinden , iş süreçlerinde iyileştirmelere gidilmesine  neden olabilir,

– Yeterli güvenlik düzenlemeleri yapılamadan , bilginin kolay ulaşılmasının getireceği sorunlara neden olabilir,

– İş zekası sistemini şirket çapında bütüncül bir yapı gibi öngörmek yerine, departman bazlı ve birbiriyle ilişkisiz küçük iş zekası adacıkları oluşturmak. Bu durum, iş zekasının pek çok faydasını sıfırlayacaktır.

– Raporlama ve analiz alanında çalışan insanların kendilerinin daha kalifiye analize yöneleceklerini fark edememeleri, aksine işlerinden olacakları, işlerinin tamamen otomatikleşerek kendilerine gerek kalmayacağı fikrine kapılmaları ve projeye direnmeleri sonucu hatalı, yanlış ya da eksik sistemlerin ortaya çıkması.

Risklerle ilgili olarak da yukarıdaki liste tabii ki tüm riskleri ‘tüketen’ konumunda değil. Ama yine fikir vermek açısından iyi bir başlangıç olduğunu düşünüyorum.

Alışkanlıklarınız sizi esir almasın;

Bir alışkanlığı veri olarak kabul edip sonraki yaklaşımlarınızı ona göre geliştirdiğiniz için sıkıntılı durumlara düşebilirsiniz sonradan.

Şunu düşünün: Şirkette iş zekası projesine başlayacaksınız, o ana kadar sürekli Oracle dışı ürünleri kullanılmış durumda. Ama iş zekasına yeni giriyorsunuz. Siz yine Oracle dışı  ürünlerle devam edileceğini varsayıp ona göre bir proje hazırlığına giriyorsunuz, ancak üst yönetim projenizle ilgili hazırlık sunumunu yaparken böyle bir seçim yapılmış olduğunu nereden çıkardığınızı soruyor. Öğreniyorsunuz ki, daha önce yapılmış tüm yatırımlarda hangi teknolojinin kullanılacağı da proje kapsamında incelenerek karara varılmış. Bu durumda , sizin ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek başka teknolojiler ve çalışanlarınızın mevcut bilgiye ulaşma sistematiğine yakın  başka teknolojiler de kullanılabilecektir. Proje kapsamında bunun da incelenip karara bağlanması ve çok detaylı incelenmesi gerekiyor.

Bu gibi öngörüler hakkında bir liste vermek pek mümkün değil. Şirketin kendine özgü şartları çok etkili çünkü bu alanda. Ama birkaç tehlikeli ön görü örneği verebiliriz:

– Kullanıcıların sistemi büyük bir hevesle kabul edeceğini varsaymak. Oysa çoğu durumda onlara projenin ‘satışını’ yapmak gerekir.

– Ekibin becerisinin bu konuda yeterli olduğunu varsaymak, hazırlıkla ilgili yeterli öngörüde bulunmamak. İş zekası projeleri disiplinler arası projelerdir. Çoğu durumda benzer projeler yapmış teknik kişilerin bile her projede bakış açılarını değiştirmeleri gerekebilir.

– IT kaynakları ve IT liderliğinin başarılı bir iş zekası projesi için yeterli olduğunu varsaymak. Oysa değildir. İş zekası projelerinin sahibi iş tarafı(business) olmalıdır. Tabii ki Bilgi Teknolojileri (IT) nin büyük desteği, emeği ve mesaisi gerekir. Ama işin sahibi Bilgi Teknolojileri (IT) olmamalıdır.

İş Zekasında Başarı Unsurları

Bir iş zekası projesinin başarı kriterleri teknik ya da işle ilgili olmak üzere iki grupta ele alınabilir.

Hangi gruptan olursa olsun, her başarı kriterinde zaman bağlamının da olması çok önemlidir.

Teknik başarı kritelerlerine örnek olarak birkaç şey sayalım:

– Proje süresinin ve kapsamının az ve öz olup kolay ulaşılabilir hedefler konulması

– Daha önce alınamayan raporların alınmasının sağlanması, Daha önce alınan bir kaç raporunda yapılması

Asıl iş tarafındaki başarı kriterlerine göz atalım:

– t süresinde, şirket için karlılık ölçütlerine göre müşterilerin sıralanabilir hale gelmesi.

– t süresinde, gereksiz masraf kalemlerinin yakalanması yoluyla satışların maliyetlerinin yüzde y düşürülmesi.

– t süresinde büyüme potansiyeline sahip bayilerin temel belirleyici özelliklerinin belirlenmesi ve bu profile uyan bayilere yönelik özel satış programı geliştirilmesi.

Gördüğünüz gibi business hedefleriyle olayı ele aldığınızda işin sahibinin neden IT değil de business olması gerektiği net bir şekilde ortaya çıkıyor.

İş zekası Projeleri Bitmez

Başarılı iş zekası projeleri sürekli yeni isterlere sebep olur ve yeni fazlarla yaşamlarına devam ederler.

Bu durumda iş zekası projelerini sürümlü olarak ele almak ve sürüm sürelerini kısa tutmak faydalı olacaktır. Benim önerim bir faz için 3 ila 5 aylık bir süre öngörmek yönünde.

Öte yandan iş zekası projeleri çok dinamiktir ve iş kraldır. Bu durumda projenin akışına zarar vermeyecek şekilde iş taraflarının isterleri çok önemlidir.

Bir başka önemli gerçek ise, değişimi yönetemeyen bir projenin asla başarılı olamayacağı.

Kesinlikle ilkeleri önceden belirlenmiş bir değişimin nasıl yapılacağı proje başlamadan düşünülmeli. Her faz için kapsam dışı bırakılmış unsurları kapsama almakta isteksiz davranılmalı. Özellikle sürüm aralıkları yeterince kısa tutulduysa bu tür istekler sonraki sürümlere ertelenmeli. Sürümler bellirlenmeden projeye başlanmamalı. Bir istek geldiğinde bunu daha sonra yapmayı planladık diyerek plan refrans gösterilmeli

Projenin ilgili fazında hata, yaklaşım farkı gibi konuları ilgilendiren değişim istekleri ise çok daha istekli ele alınmalıdır. İş tarafının işine yaramayacak, iş zekasına inançlarını sarsacak, yanlış, eksik bir şey sunmayı hiçbir zaman istemeyiz.

Proje’inin analiz aşamasında yönetimin ne istediği bir kaç rapor üzerinde çalışarak ortaya konulmalı.

Hepinize projelerinizde başarılar dilerim.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked.